Projet, activité ou événement, la même base pour leur réussite : le triangle d’OR de la gestion!
L’organisation d’un événement, d’un projet, d’une activité et même d’un souper entre amis et amies, c’est comme match sportif : ça comporte un tourbillon d’actions et de joueurs ainsi que de joueuses qui doivent être bien dirigés et coordonnés afin de livrer un spectacle de qualité, enivrant et mémorable pour les spectateurs et spectatrices.
Un événement ou une activité, c’est une aventure créative, vivante, innovante. Pour l’organisation, on s’imagine souvent qu’il faut réinventer la roue, mais c’est tout le contraire! Ici, à l’ÉTS, une multitude d’outils sont mis à votre disposition pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble complète de votre projet, une maîtrise de l’organisation et de garder votre organisation sur le chemin de votre intention de départ.
La réussite d’un événement est basée sur le Triangle d’or de la gestion de projet.
L’organisation d’un événement, d’un projet, d’une activité et même d’un souper entre amis et amies, c’est comme match sportif : ça comporte un tourbillon d’actions et de joueurs ainsi que de joueuses qui doivent être bien dirigés et coordonnés afin de livrer un spectacle de qualité, enivrant et mémorable pour les spectateurs et spectatrices.
Un événement ou une activité, c’est une aventure créative, vivante, innovante. Pour l’organisation, on s’imagine souvent qu’il faut réinventer la roue, mais c’est tout le contraire! Ici, à l’ÉTS, une multitude d’outils sont mis à votre disposition pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble complète de votre projet, une maîtrise de l’organisation et de garder votre organisation sur le chemin de votre intention de départ.
La réussite d’un événement est basée sur le Triangle d’or de la gestion de projet.
Comme toute autre gestion de projet, en événementiel, la règle du Triangle d’or est la recherche d’un équilibre entre les trois éléments, mais le minimum vital est d’avoir au départ deux points sur trois pour commencer la planification de l’événement, ça voudra dire qu’il faudra travailler un peu plus dur pour réussir à trouver le troisième!
La projection des actions selon le Triangle d’or permettra de brasser les idées et de :
- Créer les activités de votre événement;
- Déterminer les ressources humaines;
- Déterminer les ressources matérielles;
- Déterminer les ressources financières;
- Prévoir les comités : partage des domaines et responsabilités;
- Développer un échéancier des opérations et leurs moyens de contrôle;
- Élaborer les outils de gestion des priorités de réalisation des tâches.
Préparer, piloter, progresser!
La taille d’un projet n’a rien à voir avec son importance, et sa réussite nécessite une gestion de projet, quelle que soit son envergure. Il faut s’asseoir et prévoir COMMENT et QUAND se dérouleront les opérations conduisant à la réussite de l’événement. La méthode 3P : Préparer, Piloter, Progresser, mise au point par Hugues Marchat¹, est simple, efficace, adaptée et adaptable pour la gestion événementielle.
De nouveaux mécanismes pour vous soutenir et réaliser vos événements étudiants à l’ÉTS
Plus de 900 événements sont réalisés annuellement à l’ÉTS, autant par des membres de la communauté universitaire de l’École que par des gens de l’externe qui louent nos locaux. Il est devenu nécessaire d’encadrer de façon précise l’organisation d’événements pour assurer la bonne marche des activités à l’École de même que le succès des événements.
Pour aider et faciliter la tâche des personnes-ressources de l’ÉTS qui soutiennent les étudiants et les étudiantes dans leurs démarches, des mécanismes internes ont été instaurés avec l’unique but de « faire mieux » avec les ressources actuelles pour répondre à l’augmentation des demandes d’événements sur le campus.
Le formulaire de demande d’autorisation pour l’organisation d’une activité étudiante (www.etsmtl.ca/projets-evene...) est maintenant la première étape à faire pour l’organisation d’un événement à l’ÉTS. Par activité étudiante, l’ÉTS entend toute activité de clubs, regroupements ou comités étudiants accrédités par l’ÉTS, ou toute activité issue d’une initiative d’une étudiante ou d’un étudiant actuel, qui :
- Se déroule dans l’un des espaces communs de l’ÉTS;
- Fait appel aux différents services de l’ÉTS;
- Requiert des ressources de l’ÉTS.
Cette demande doit être envoyée avec les délais minimums suivants afin que nous puissions faire les demandes de permis nécessaire, s’il y a lieu :
- Avec permis d’alcool ou permis de vente de nourriture : huit semaines
- Sans permis d’alcool : six semaines
Le délai de traitement est de dix jours ouvrables. L’autorisation de la tenue d’une activité étudiante est toujours accordée sous réserve des ressources disponibles à l’ÉTS et du respect des différents règlements en vigueur.
En somme, pour accéder au formulaire d’autorisation pour l’organisation d’une activité étudiante, visitez le www.etsmtl.ca/projets-evene....
Notez que cette section web sera bonifiée d’outils de gestion événementielle au cours des prochains mois.
Si vous souhaitez avoir plus d’information sur la gestion événementielle, les Services aux étudiants sont là pour vous appuyer!
¹ Hugues Marchat. 2010. Le kit du chef de projet, 4e édition. Groupe Eyrolles, Éditions d’Organisation.
