Je consultais récemment des documents archivés dans les bureaux de l’association étudiante de l’ÉTS (AÉÉTS). Je tenais entre mes mains une note interne à l’Association datant d’une douzaine d’années. Il s’agissait d’un bilan de santé de l’AÉÉTS d’autrefois. Étonnant, ce bilan de santé stipulait qu’elle devait changer afin de s’adapter à la croissance accrue de la population étudiante. En voici les parties captivantes :

« Au fil des années, l’association étudiante se développe [...] Nous sommes toutefois rendu [sic], d’après moi, à la taille limite de ce que peuvent gérer des bénévoles sans expériences [sic] en gestion et en administration. Les changements fréquents d’administrateurs dans une entreprise de cette taille peuvent entraîner des problèmes avec nos partenaires financiers et même des amendes ou des poursuites lorsque les dossiers ne sont pas suivis [...] Il faut donc agir maintenant si on veut garder les acquis que l’ont [sic] a et continuer à se développer.

Il faut aussi garder à l’esprit que l’école est appelée à grossir et à se développer de plus en plus avec les années. En tant qu’association générale, nous devons suivre le mouvement entrepris par l’école et nous développer afin de nous adapter à l’évolution de l’ÉTS. Nous nous sommes fait reprocher cette année notre manque de suivit [sic] des dossiers à long terme (3 à 4 ans) lors de la dernière rencontre avec la direction. Nous avons senti que l’école hésitait à nous confier de gros projet [sic] par peur de manque de suivit [sic]. Nous devons donc prouver à l’école que nous sommes capable [sic] de nous ajuster aux changements qui s’en viennent et de corriger nos lacunes.

Finalement, cet agrandissement de l’école amènera des étudiants supplémentaires et donc, des revenus supplémentaires à l’association qui viendront grossir nos surplus. Comme vous le savez certainement, les surplus de l’association sont déjà élevés. Il faut donc commencer à y songer sérieusement.

[...] Comment gérer efficacement une entreprise de cette taille? »[1]

Introduction faite, l’article qui suit tentera de répondre à la ligne susmentionnée.

Mon constat

Après avoir passé près de quatre ans dans l’entourage intime de l’AÉÉTS, siégeant même sur son conseil exécutif (CE), son conseil d’administration (CA) et certains de ses comités, j’en arrive au diagnostic suivant : la situation est critique. En effet, l’AÉÉTS est de moins en moins efficace. Dépassée par la croissance de la communauté étudiante, elle perd tranquillement le focus sur les besoins et priorités de ses membres. Sans surprise, l’AÉÉTS connaît les mêmes problèmes que ceux énoncés dans le document précédemment cité, lequel date de 12 ans. Les symptômes internes sont clairs :

1. Très peu de documentation et d’histoire : chaque changement d’administration occasionne une perte de connaissances, puisque celles-ci sont transmises par un moyen inefficace en terme de conservation de l’information : la communication orale. Conséquemment, l’AÉÉTS n’apprend pas et ne tire pas leçon de ses erreurs, de ses accomplissements, de ses dossiers importants. La plupart du temps, les nouvelles administratrices et administrateurs qui entrent en poste à l’AÉÉTS ne comprennent pas les détails dudit poste, et ce, par manque de documentation. On n’a qu’à penser aux deux pierres angulaires décisionnelles à l’ÉTS : la Commission des études et le Conseil d’administration de l’ÉTS. D’après mes informations, l’AÉÉTS, siégeant sur ces deux plateformes, éprouve toujours des difficultés à amener ses propres dossiers à l’ordre du jour de ces assemblées.
   
   
2. Trop peu de ressources humaines : avec une communauté étudiante en croissance et une AÉÉTS peu fournie, l’Association se retrouve incapable de traiter l’entièreté, voir la majorité des dossiers étudiants lui étant confiés. Les responsabilités que l’Association prenait autrefois en charge, tels le bulletin hebdomadaire, le club de débat et le CRABE, trouvent désormais refuge chez les Services aux étudiants (SAÉ).
   
   
3. Des processus administratifs désuets : à ce jour, les plaintes étudiantes sont remplies à la main, classées, puis trop souvent perdues. L’AÉÉTS n’a effectivement pas de système informatique pour gérer les plaintes qu’elle reçoit ni pour gérer ses ressources humaines, ses projets et ses possessions.
   
   
4. Une structure organisationnelle inefficace :  la taille actuelle du CA de l’AÉÉTS est de 25 personnes. Or, une étude[2] publiée en 2010 affirme que la taille optimale d’un CA pour l’efficacité du processus décisionnel est de sept personnes. Selon l’étude, chaque membre additionnel fait perdre 10 % en terme d’efficacité. C’est donc dire qu’un CA composé de 17 individus aurait une efficacité du processus décisionnel pratiquement nulle. L’extrapolation de cette étude nous indique que l’AÉÉTS se classerait à -80 %, si une telle chose est possible.

En ce qui a trait aux symptômes externes, ils sautent aux yeux :

1. Des assemblées générales (AG) au taux de participation anémique : l’AÉÉTS offre des billets de breuvage pour le Resto-pub afin d’attirer ses membres aux AG qu’elle organise. Malgré cet appât, il arrive trop souvent de ne pas atteindre le quorum de l’assemblée ou de le perdre avant le traitement de tous les points d’une assemblée.
   
   
2. Des élections largement ignorées : quoi de plus frappant que l’absence de compétition à la majorité des postes en élections à l’AÉÉTS, année après année? Que penser des démissions en série que connaît chacune des administrations récentes de l’AÉÉTS?
   
   
3. Des membres indifférents : afin de valider l’hypothèse selon laquelle les membres ne se sentent pas interpellés par le travail accompli à l’AÉÉTS, j’ai conduit un bref sondage en coin-de-table auprès de quelques étudiants et étudiantes de l’ÉTS. Celui-ci avait pour seule et unique question : « Trouvez-vous en avoir pour votre argent, avec l’AÉÉTS, lorsque vous y contribuez 25 $ par session? ». Les réponses recueillies dénotent l’exaspération et l’indifférence des membres lambda. On peut y lire les commentaires suivants :
   
   
   • « J'ai tu déjà eu de quoi pour 25 $ par session? C'est plutôt ça la question » Anonyme, étudiant en GTI.
   • « Mon gars 90 % des gens s'en foutent complètement », Vincent L., étudiant en GOL.
   • « En ce qui me concerne, je trouve surtout qu'elle n’est pas visible. Mis à part son logo à toutes les sauces, on ne sait même pas où c'est, ni qui en fait partie et c'est donc difficile de savoir si j'en ai pour mon argent ou non » Felixe G., étudiante en GPA.
   • « Pour être franc, non, je trouve que ça n’amène à rien de plus pour moi », Pier Luc D., étudiant en génie électrique.
   • « Je n'ai pas remarqué leur présence jusqu'à maintenant alors non pour mon cas à moi ils ne me servent pas », Antoine L., étudiant en génie électrique.

L'évolution naturelle : AÉÉTS 2.0

Pour remédier à tout système battant de l’aile, il est primordial de bien comprendre la cause avant qu’une solution adaptée puisse être appliquée. Dans notre cas, la question à se poser pour bien cerner la cause est la suivante : avons-nous un problème d’individus ou un problème de structure organisationnelle? Puisque cette problématique existe depuis plus de dix ans malgré les différentes personnes qui y ont pris pouvoir, nous sommes forcés de conclure que nous avons là un problème au niveau de la structure organisationnelle. Croyez-moi, pour avoir connu la « machine » de l’intérieur, je peux vous confirmer que l’AÉÉTS a d’énormes lacunes au niveau de ses processus administratifs et décisionnels.

Alors, comment gérer efficacement une entreprise de cette taille? Premièrement, en ignorant la compétition qui se couvre de pensée magique; celle qui déclare vouloir « couper dans le gras » et « optimiser les finances ». Deuxièmement, s’entretenir avec les sages d’autrefois. Naturellement, je me suis entretenu avec les présidents de la 34e (2013-2014) et 35e (2014-2015) administrations de l’AÉÉTS, soit Vincent Carignan et François Pelletier. Aujourd’hui, je suis fier de vous annoncer que notre cogitation collective a mené à la création d’une équipe aspirant à la réingénierie de l’associativité étudiante à l’ÉTS.

En très peu de temps, nous sommes parvenus à monter une équipe dynamique et motivée pour les élections de l’AÉÉTS. L’argumentaire de modernisation se tient par lui même. Convaincre les gens à s’y joindre est d’une facilité remarquable. Notre équipe, partiellement composée d’élues et élus présentement en poste, se donne trois objectifs : un majeur et deux mineurs. Ce printemps, grâce à votre vote de confiance, nous comptons transformer l’AÉÉTS afin qu’elle puisse être gérable, efficace, près des intérêts de ses membres et faire en sorte que la majorité d’entre eux puissent enfin en bénéficier. Sans plus attendre, voici les objectifs que la plateforme AÉÉTS 2.0 se fixe d’ici l’automne 2016 :

1. La création d’associations étudiantes départementales (ASDEPs) : il est grand temps que chaque département puisse gérer ses revenus, ses dépenses, ses activités et ses intérêts de façon autonome. Il est temps que les étudiantes et étudiants se sentent interpellés par leur association. Notre nouveau diagramme organisationnel est inspiré de ce qui se fait chez les meilleures universités. En ce qui a trait à la cotisation étudiante, elle sera désormais principalement utilisée par l’ASDEP. L’AÉÉTS, pour sa part, sera transformée en association de campus et recevra une partie des contributions étudiantes afin de s’occuper des services (Resto-pub et dépanneur, par exemple) et des dossiers communs que les ASDEPs voudront lui confier. Mensuellement, les ASDEPs pourront se rencontrer afin d’échanger quant à leur gestion respective et, ainsi, développer et adopter les meilleures pratiques. Le diagramme organisationnel intégral proposé sera dévoilé lors de la campagne électorale.
   
   
2. La mise en place d’un Wikipédia de campus (WikipÉTS) : pour remédier au manque de documentation à l’AÉÉTS et pour améliorer l’accessibilité à l’information pour les étudiants et étudiantes, nous proposons d’engager des diplômés et diplômées en techniques de la documentation, sur quelques mois, afin de garnir notre encyclopédie collective de toutes les questions qu’un universitaire peut se poser à l’ÉTS. Nous pourrons y trouver des articles qui traitent, entre autres, des questions suivantes :
   
   
   • Comment former un regroupement étudiant?
   • Quels sont mes recours lors d’un conflit avec mon directeur de thèse?
   • Je viens de recevoir une lettre de suspension : que faire?
   • Qu’est-ce que le RnD?
   • Quel est le fonctionnement de la Commission des études?
     
     
3. La mise en place d’un logiciel de suivi d’améliorations (TrackÉTS) : pour finalement être à l'affût des besoins de la communauté étudiante et ne plus jamais perdre de dossiers papier, nous proposons d’utiliser nos connaissances technologiques afin d’installer une interface en ligne participative. Celle-ci, inspirée du développement fait dans le monde de la conception logicielle à l’aide d’un bug tracking system, servira à la soumission de billets visant à souligner une problématique, une demande d’amélioration ou de nouvelles fonctionnalités. Elle nous servira à canaliser les plaintes de membres de l’AÉÉTS en les transférant de la page Facebook Spotted (et autres) vers un endroit constructif où la priorité des billets peut être augmentée par chaque étudiant et étudiante.

Ce printemps, l’équipe AÉÉTS 2.0 compte sur votre appui afin de procéder à un changement historique : la modernisation de la structure associative à l’ÉTS. Ensemble, nous bâtirons des associations étudiantes à l’écoute des intérêts des membres de leur département respectif, et qui pourront joindre leurs forces pour les causes interdépartementales. Nous vous promettons un nouveau départ. Votez AÉÉTS 2.0!

[1] Source : imgur.com/z35zkS7

[2] Blenko, Marcia W., Michael C. Mankins, and Paul Rogers. Decide & Deliver: 5 Steps to Breakthrough Performance in Your Organization. Boston, Mass: Harvard Business Review Press, 2010. Page 88.